Assemblea condominiale in videoconferenza: rischio o opportunità

Martedì 5 maggio ho tenuto un meeting su Zoom con gli amministratori di condominio clienti di Click sul tema dell’assemblea condominiale in videoconferenza.

E’ stato un incontro davvero utile e concreto dove ci siamo confrontati sui rischi, sulle opportunità, vantaggi e svantaggi dell’applicazione di questa tecnologia nell’ ambito condominiale, lasciando anche spazio a come gestire nella pratica un’assemblea telematica.

Condòmini online – simulazione del gruppo di lavoro

Attraverso Zoom (ma può essere utilizzata una qualsiasi piattaforma di videoconferenza), abbiamo visto come lo strumento permetta di effettuare l’appello per le presenze, le votazioni, come favorire un discorso fluido facilitando gli interventi ordinati di tutti; – sfruttano anche chi, come Valeria, ha già svolto più assemblee (ordinarie e straordinarie) in questa modalità e ci ha riferito di una grande soddisfazione per i condòmini e per se’.

La bontà dell’evento credo che stia anche nel fatto che molte persone, come Tommaso, mi hanno riferito di essere “arrivati con un’idea ed essere usciti dal meeting con un’altra”.

Di seguito una sintesi degli spunti più interessanti emersi.

Vantaggi dell’assemblea condominiale in videoconferenza:

• È inclusiva: permette di partecipare anche a chi normalmente non può (disabili o proprietari di seconde case).
• Per gestirla ci sono diversi strumenti a basso costo (una sala assembleare costa molto di più).
• Partecipare è semplice, basti pensare che circa 80 persone hanno partecipato senza problemi particolari alla riunione.
• I problemi del digital divide sono superati dal fatto che è possibile collegarsi all’assemblea anche telefonicamente (nel caso, è necessario avvisare precedentemente l’amministratore in modo che sia più facile identificare il condòmino in assemblea)

Svantaggi:

• Difficoltà per gli anziani e per le persone che non hanno dimestichezza con smartphone/pc
• Possibile instabilità della rete, soprattutto fuori dalle aree metropolitane
• Oggettivamente difficile da proporre in caso di stabili di grandi dimensioni (circa più di 300 unità immobiliari)

Consigli / Rischi / Opportunità:

• Per gestire la rilevazione delle presenze è possibile usare la waiting room (sala d’attesa) in modo di accertarsi dell’ingresso delle persone nella riunione; (il rischio è però che l’amministratore o chi lo assiste deve avere sempre un occhio per chi chiede di entrare, anche a riunione in corso).
• Per gestire le votazioni è possibile sfruttare la chat (messaggi) in modo di avere un documento scritto con l’espressione di voto di ciascuno.
• Per esperienza di Valeria amministratrice di un noto studio di Milano, fino ad un numero di 150 unità immobiliari circa, funziona bene anche il classico appello nominale sia per le presenze, sia per le votazioni.
• Consigliare ai condòmini di chiedere la parola usando lo strumento apposito “raise hand”, che consente di intervenire in ordine senza accavallarsi.
• E’ consigliabile utilizzare la registrazione del meeting per qualsiasi evenienza. Si può fare la registrazione audio o anche video. In ogni caso è necessario all’inizio della registrazione informare i condòmini della registrazione e comunicargli che entro un certo tempo (ad es. 2 mesi) la registrazione viene cancellata dai sistemi informatici. Per motivi di sicurezza è consigliabile fare la registrazione solo in locale, sul proprio PC e non sul cloud di Zoom.
• Disattivare ai condòmini le opzioni inutili (non permettergli di condividere lo schermo, non permettergli chat singole tra loro) per favorire l’attenzione.
• E’ molto comodo utilizzare la funzione Share Screen (schermo in condivisione) per mostrare ai condòmini documenti, ad es. il consuntivo, oppure per la lettura comune della bozza di verbale.
• Per la gestione delle deleghe è fondamentale chiedere ai condòmini di comunicare le deleghe via email nei giorni precedenti rispetto all’assemblea in modo da cominciare a segnarlo, allegando alla mail la foto della delega scritta.

Novità

Il 4 maggio è stato firmato un protocollo per la gestione delle udienze civili con videoconferenza. Interessanti alcuni spunti che si potrebbero mutuare al mondo del condominio:

• I partecipanti all’udienza devono essere visibili per tutta l’udienza. Anche nel condominio sarebbe fondamentale la possibilità di vedere i condòmini per identificarli o perché si possano fra loro identificare. In alternativa (come nel caso di connessione con il telefono) i condòmini dovrebbero avvisare precedentemente l’amministratore che parteciperanno senza video.
• Per eventuali problemi di connessione si può avere l’accortezza di chiedere ai condòmini un numero di telefono o una email a cui possano essere contattati.

Preparazione della riunione: è fondamentale preparare bene la riunione

• Con previa richiesta è consigliabile assicurarsi che i condòmini accettino questa modalità di assemblea
• Per favorire la partecipazione delle persone meno tecnologiche è consigliabile un test di collegamento, magari il giorno precedente all’assemblea.
• Per incrementare la propria dimestichezza con la gestione della riunione, è consigliabile fare prima dell’assemblea gli incontri con i consiglieri con lo stesso strumento che si adotterà per l’assemblea.

Conclusioni:

• Conoscendo i rischi e le opportunità a cui si va incontro, l’assemblea in videoconferenza può essere uno strumento utile oggi in questa difficile circostanza che stiamo vivendo dell’emergenza Covid19 e anche per il futuro.
• Il rischio di impugnazione dell’assemblea è sempre presente, nelle assemblee tradizionali come in quelle in videoconferenza. Certamente in queste ultime ci sono fattori di rischio in più, che è fondamentale conoscere e mitigare.
• Il futuro ci indica la strada delle assemblee miste: alcuni partecipanti in loco ed altri in videoconferenza. Certamente ci vuole organizzazione e preparazione ma ci sarà il grande vantaggio di avere assemblee più partecipate e la diminuzione del rischio di non raggiungere il quorum.

Ringrazio tutti i partecipanti e in particolare chi ha condiviso le proprie esperienze e conoscenze, che hanno davvero arricchito tutti.

Come gestire una assemblea di condominio in videoconferenza – link Webinar Training Click Gestione Condominio